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Informationsfluß in der Reiseabwicklung von Martin Hamann 1996

• Problemstellung
• Ablaufbeschreibung
• Lösungsvorschlag
• Aufwand
• Beispielformular
• SAP Bildschirm
  

Problemstellung

Die Abwicklung von Dienstreisen ist eine komplexe Aufgabenstellung, die durch Verzögerungen in der Bearbeitung und durch Mißverständnisse immer wieder für Unmut bei den Mitarbeitern sorgt.
Für den Reisevorgang müssen Tickets bestellt, Hotelreservierungen vorgenommen und Devisen beschafft werden. Von der Planung der Dienstreise bis zur buchhalterischen Abrechnung sind diverse Informationen erforderlich.
Für eine reibungslose und schnelle Bearbeitung wäre es wünschenswert, wenn alle Informationen zentral zur Verfügung stehen würden.
Durch den Trend zur Ausgliederung einzelner Bereiche der Reiseabwicklung (Tickets und Devisen durch Reisebüros) wird die Sicherung des Informationsflusses um so wichtiger.

Das folgende Add-On zum SAP Modul HR-Reise beschreibt einen optimierten Ablauf der Reiseabwicklung unter Nutzung eines Formulars, daß direkt in HR-Reise eingebunden ist und eine komplette Übersicht der Reisedaten gibt.

Ablaufbeschreibung

Zur effektiveren Reiseabwicklung soll die Funktionseinheit (Sekretariat / Mitarbeiter), die die Reise beantragt und bearbeitet, die Möglichkeit haben, Ticket- und Hotelbestellungen, Devisenbestellungen u.a. direkt beim Erfassen der Reise im System zu hinterlegen und an die zuständige Reisestelle / externes Reisebüro zu leiten. Die Reisestelle weiß somit, welche Leistungen für jede Reise zu erbringen sind.
Für die hierzu notwendigen Angaben soll ein Formular geschaffen werden, welches gewissermaßen an alle möglichen Aktivitäten "erinnert", welches aber auch flexibel und einfach handhabbar sein sollte.
Beim Ausgeben des Formulars sollen zusätzlich die Sekretariatsangaben (Ort, Gebäude, Raum, Abteilung, Name, Telefon und Telefaxnummer) und die Reisegrunddaten hinzugefügt werden, damit z.B. durch Boten die Flugtickets oder andere Bestellungen ausgeliefert werden können.

Lösungsvorschlag (Add-On):

• Das Formular wird in einer Standard SAP-Tabelle (T512P) hinterlegt.
• Dieses Formular wird in die Textkonserve der SAP-Reise eingelesen.
• Daten aus dem User-Stamm, Name, Telefon, Abteilung usw. werden erstmalig
  bei Aufruf des Reisetextes in das dann erzeugte Formular eingelesen.
• Das Formularmuster wird mit den nötigen Reisedaten am System manuell ergänzt.
• In Zeilen die mit "#" beginnen, können Mitteilungen interner Art oder an
  andere Funktionseinheiten hinterlegt werden.
• Das SAP-Reiseabrechnungsformular druckt diese Formularangaben. Es kann wie bisher genutzt werden.
• Über einen zusätzlichen Button "Reisemittel" wird das zuvor bei der Reiseerfassung mit Daten versorgte Formular in den Spool gestellt und kann dann gedruckt/gefaxt werden.
  (Dabei werden die Zeilen mit # nicht berücksichtigt.)

Installationsaufwand

1 Tag

Für detailliertere Informationen wenden Sie sich bitte per eMail info@pas-gmbh.com , Telefon +49 (0) 30 401 50 401 oder per Fax +49 (0) 30 401 11 32 an unser Berliner Büro.

Beispielformular

Im Anhang steht ein Beispielformular zur Verfügung.

SAP Bildschirm

Im SAP Bildschirm "Übersicht der Reisedaten" steht ein zusätzliches Button "Reisemittel" zur Verfügung (siehe Grafik), mit dem das Formular für Reisemittel durch das SAP System ausgedruckt oder gefaxt werden kann.

Stand: 20.09.00